穆教授講企業內部的知識管理系統設計, 10/08

記得大三時，在bbs上應徵了一個兼職的工作，是規劃一間資訊公司的知識管理系統，那時正是知識管理在國內興起的時候。很開心他們知道我們這個科系，找了兩個圖資系的學生，並且能夠讓我們主導規劃他們內部知識管理系統的工作。跟穆老師所提的經驗類似，我們與各部門主管一一面談，了解各部需求與期待後，提出了幾張流程圖及系統需求書，讓他們建立在公司內部的Notes系統上，包含了借還書、預約及期刊、手冊、出國報告書等的管理系統及流程。當然，穆老師的GE專案做了系統性及科學化的調查與分析，並提出各種階段性的設計與願景，是當時大三的我們望塵莫及的。

其中，三個檢索系統的進程規劃，從資料系統 (data system)、資訊系統 (information system) 及知識系統 (knowledge system) 非常精要地說明資訊檢索系統的發展歷史。以後我們也可以拿來做個人或是工作上知識管理系統的設計藍圖。一般的公司對不能立即產生利潤的工作是放在較低的執行順序的。但是當知識管理的意識產生了，系統設計通常是最優先的執行序。事實上，組織文化的改變才是知識管理中「分享」的要義。組織中可以藉由知識管理系統這個分享的平台，暢通員工分享的管道，首要讓員工覺得「好用」、且能讓他在裡頭有「挖寶」的感覺，才能漸漸使其樂於分享，以達成知識管理的目的。